Si eres un centro de formación o una academia y ofreces cursos gratuitos, ya sea tanto para ocupados como para desempleados, la elección del software de gestión educativo adecuado puede marcar la diferencia en una óptima administración interna, y ésta puede repercutir en la experiencia positiva del estudiante.

En esta guía, explicaremos las características clave que deberías tener en consideración al elegir o desarrollar un software de gestión educativo adaptado a las necesidades específicas de tu academia o centro formativo.

Pero antes que nada, tanto si ofreces formación para ocupados como para desempleados principalmente, estos dos grupos tienen características específicas, entre otras, como pueden ser:

Ocupados

• Flexibilidad de horarios:
  • Adaptación de los horarios de clase para adaptarse a las jornadas laborales.
  • Oferta de cursos intensivos, nocturnos o de fin de semana.
• Modalidades de aprendizaje variadas:
  • Cursos presenciales, semipresenciales u online para ajustarse a la disponibilidad de tiempo de los ocupados.
  • Utilización de plataformas virtuales para facilitar el acceso al contenido desde cualquier lugar.
• Contenido relevante para el ámbito laboral:
  • Programas diseñados para mejorar habilidades específicas demandadas en el mercado laboral.
  • Enfoque práctico y aplicado a situaciones reales del entorno profesional.
• Recursos adicionales y actualización continua:
  • Biblioteca de recursos adicionales para la aplicación práctica de conocimientos.
  • Actualizaciones regulares del contenido para mantenerse relevante en el entorno laboral.
• Apoyo en la integración laboral:
  • Herramientas que faciliten la aplicación inmediata de las habilidades adquiridas en el trabajo.
  • Colaboración con empresas para crear programas de formación alineados con las demandas del mercado laboral.
• Red de Contactos Profesionales:
  • Conexión con empresas y empleadores a través de plataformas de networking.
  • Información sobre oportunidades laborales y eventos relevantes.

Desempleados

• Procesos de Inscripción Simplificados:
  
  • Facilidad en los procesos de inscripción para minimizar la carga administrativa.
  • Acceso rápido a programas de formación relevantes para mejorar las posibilidades de empleo.
• Orientación Laboral Integral:
  
  • Módulos específicos que proporcionen orientación sobre la búsqueda de empleo.
  • Asesoramiento personalizado para la mejora de habilidades y competencias profesionales.
• Colaboración con Servicios de Empleo:
  
  • Integración con servicios de empleo locales para facilitar la conexión entre los desempleados y oportunidades laborales.
  • Generación de informes útiles para los servicios de empleo sobre el progreso y las habilidades adquiridas.
• Recursos Adicionales para el Desarrollo Personal:
  
  • Apoyo psicológico y emocional para manejar el estrés asociado al desempleo.
  • Oferta de recursos adicionales, como talleres de desarrollo personal y gestión del tiempo.
• Acceso a Redes de Apoyo:
  
  • Creación de comunidades y grupos de apoyo entre los estudiantes desempleados.
  • Facilitación de la creación de redes profesionales y personales.

Por tanto, independientemente de a quién va dirigida la formación, tienen elementos comunes que, hacen que en los dos casos, que la base de la gestión sea muy similar. Por ello, te mostramos las características que debe tener un software de gestión educativo:

1. Gestión General: Conjunto de procesos, actividades y decisiones llevadas a cabo por los administradores de un centro para dirigir, coordinar y supervisar eficientemente todos los aspectos de la misma. Incluye la planificación estratégica, la organización de recursos, la toma de decisiones, la supervisión de operaciones y la evaluación del rendimiento, con el objetivo de alcanzar los objetivos y metas establecidas. La gestión general abarca diversas áreas: gestión de personal, gestión financiera, gestión de operaciones y gestión de proyectos, y busca asegurar que los recursos se utilicen de manera efectiva, para el éxito a largo plazo del centro formativo o academia.

• Registro de estudiantes y seguimiento de su progreso.
• Detalles exhaustivos sobre los cursos en los que están inscritos.
• Flexibilidad para la gestión de registros de alumnos (añadir, modificar y eliminar registros).

2. Administración de Cursos: Comprende la planificación, organización y supervisión de todas las actividades relacionadas con un curso específico. Involucra la asignación de instructores, la gestión de recursos, la definición de horarios y el seguimiento del progreso estudiantil. Su objetivo es garantizar una experiencia educativa efectiva y coherente, abordando aspectos logísticos y ajustándose a los objetivos de aprendizaje establecidos.

• Creación y gestión de cursos con horarios, fechas y ubicaciones.
• Asignación eficiente de instructores a cursos específicos.
• Registro de asistencia y seguimiento del progreso estudiantil.

3. Gestión de Recursos y Aulas: Asignación eficiente de espacios y materiales para la ejecución eficiente de los cursos. Implica la planificación y organización de aulas, equipamiento y demás recursos necesarios, garantizando la adecuación de infraestructuras a las necesidades de cada clase.

• Asignación óptima de aulas y recursos para cada curso.
• Calendario de disponibilidad de aulas y recursos.

4. Seguimiento Financiero: Implica la supervisión y registro detallado de las transacciones económicas relacionadas con la gestión de cursos en una academia o centro formativo. Este proceso abarca desde el registro de matrículas y pagos, hasta la facturación y la gestión de pagos pendientes. Además, incluye la generación de informes financieros y contabilidad que ofrecen una visión clara de la salud financiera de la institución educativa. El seguimiento financiero es crucial para garantizar la transparencia, el cumplimiento de las obligaciones económicas y la toma de decisiones informadas, en la administración de recursos financieros.

• Registro de matrículas y pagos.
• Facturación y gestión de pagos pendientes.
• Informes financieros y contabilidad.

5. Comunicación y Notificaciones: Sistema integrado que facilita la interacción efectiva entre estudiantes, profesorado y administradores. Permiten la transmisión de información relevante sobre eventos, clases, fechas límite y cualquier comunicación esencial para el desarrollo óptimo de los cursos.

• Sistema de comunicación con estudiantes e instructores.
• Recordatorios automáticos de fechas importantes.

6. Plataforma Online (oferta formativa online): Entorno digital que proporciona un espacio centralizado para la gestión y entrega de contenido educativo. Permite a estudiantes y docentes interactuar virtualmente, acceder a materiales de aprendizaje, participar en actividades y colaborar online.

• Gestión eficaz y segura de contenido digital.
• Herramientas de seguridad para la protección del alumnado.

7. Integración con FUNDAE: implica la incorporación de funcionalidades específicas en el software, como el registro de cursos bonificables, seguimiento de la participación, y la generación de informes necesarios para cumplir con los requisitos de FUNDAE, facilitando así el acceso a los beneficios disponibles para las empresas que participan en programas de formación.

• Alineación con procesos y requisitos de FUNDAE para formación bonificada.

8. Informes y Analíticas: Recopilación, análisis y presentación de datos relevantes sobre la participación estudiantil, rendimiento académico y otros indicadores clave.

• Generación de informes sobre participación estudiantil y rendimiento.
• Herramientas analíticas para evaluar la eficacia de los cursos.

9. Adaptabilidad y Escalabilidad: Capacidad de un sistema de gestión para ajustarse a cambios y expandirse según las necesidades cambiantes de un centro formativo.

• Sistema flexible que crece con la expansión de la academia.
• Actualizaciones regulares para estar al día con regulaciones y tecnologías.

10. Cumplimiento Legal: Garantizar el cumplimiento legal es esencial para preservar la integridad, transparencia y responsabilidad de la institución educativa, así como para proporcionar un entorno seguro y ético para estudiantes, personal administrativo y docente y demás partes interesadas.

• Adherencia a normativas y leyes locales de formación y privacidad de datos.

11. Interactividad y Participación Estudiantil: Se busca mejorar la comprensión y retención de los contenidos, estimulando la participación activa de los estudiantes en su proceso de aprendizaje, y promoviendo así una experiencia educativa más enriquecedora e interconectada.

• Herramientas que fomenten la interacción entre estudiantes.
• Mecanismos para evaluar y mejorar la participación activa.

12. Integración con Herramientas de Productividad: Implica la conexión y sincronización efectiva del sistema de gestión con aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la eficiencia y colaboración.

• Compatibilidad con herramientas de productividad laboral.
• Sincronización con calendarios y aplicaciones profesionales para una experiencia fluida.

13. Plataforma de Aprendizaje Móvil: Permite a los estudiantes acceder a contenido educativo desde cualquier lugar y en cualquier momento, adaptándose a sus horarios y preferencias. Generalmente, incluye herramientas interactivas, recursos multimedia y opciones de comunicación que aprovechan las capacidades móviles para ofrecer experiencias de aprendizaje flexibles y personalizadas.

• Acceso a cursos y recursos educativos desde dispositivos móviles.
• Aprendizaje en movimiento para adaptarse al estilo de vida ocupado.

En definitiva, si estás pensando implementar un sistema de gestión para tu centro educativo o academia, pero no sabes por dónde empezar ni cómo, ¡no te preocupes! ¡Nosotros te ayudamos!