Al igual que en nuestro anterior artículo donde hablamos de la importancia del uso del CRM para la Gestión de la Administración Pública, en otros sectores como en el de la educación, también es necesario contar con herramientas tecnológicas como el CRM, ya que es muy importante para la correcta gestión y el buen funcionamiento de cualquier academia o centro de formación.

¿Qué es el CRM? 

La gestión de las relaciones con los clientes o CRM es una estrategia para gestionar todas las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes potenciales y existentes. Un software CRM ayuda a los usuarios a centrarse en las relaciones de la empresa con personas individuales, incluidos clientes, usuarios de atención al cliente, compañeros o proveedores, y a mantenerse en contacto con ellos, agilizar los procesos y mejorar la rentabilidad.

El software de CRM registra la información de contacto de los clientes, tales como el correo electrónico, el teléfono, el sitio web, el perfil de redes sociales, etc; así como otra información como las noticias recientes sobre la actividad de la empresa, además de almacenar detalles tales como las preferencias personales de un cliente respecto a las comunicaciones. También ayuda a organizar esta información para proporcionar un registro completo de los individuos y las empresas, de manera que permite comprender a las empresas mejor su relación durante el transcurso del tiempo. El CRM, además, mejora la gestión de las relaciones con los clientes mediante la creación de una vista integral del cliente al capturar las interacciones con la empresa y mostrar la información necesaria para tener mejores conversaciones con los clientes.

¿Por qué los centros de formación o academias deberían usar un CRM?

Las academias, centros de formación y cualquier empresa u organización del sector de educación, suelen enfrentarse cada día a diferentes necesidades que implican tanto a la academia como al profesorado y alunnado. Problemas como la información dispersa en diferentes bases de datos, canales no integrados y lentitud de los procesos, además de retos como mejorar la calidad de los cursos o formaciones que ofrecen, diseñar nuevos productos formativos que cubran las necesidades actuales del mercado, ofrecer precios competitivos, mantenerse al tanto de lo que más demandan las empresas y, por supuesto, mantener en todo momento y en la medida de lo posible la satisfacción de sus clientes, en este caso, sus alumnos.

También la necesidad de seguir ofreciendo formación a toda persona desde cualquier lugar y en cualquier momento (formación 24/7), las dificultades que conlleva la gestión diaria de una academia o centro de formación, la necesidad de una mejora continua, de innovar, de seguir creciendo y aportando valor para, así, obtener mejores resultados, querer generar ventajas competitivas y mayor diferenciación con respecto a la competencia, hacen que cada día aumente más la necesidad de implementar el CRM como software para la gestión de academias.

Para una correcta gestión y control de todas estas áreas que anteriormente mencionamos y cubrir estas necesidades, es esencial introducir la tecnología en el sector de la educación y contar con un adecuado y específico software para las academias y centros educativos, tanto públicos como privados, que optimice los procesos, planifique los recursos disponibles en cada momento y automatice muchas de las tareas administrativas y/o contables.

Por ello, todos estos problemas y necesidades que comentamos se podrían arreglar perfectamente con el CRM, el cual les ofrecería la respuesta adecuada a dichos problemas con la mayor brevedad para aumentar su satisfacción. Con un CRM se puede hacer un seguimiento sencillo de la actividad de cada uno de los alumnos, su historial, el registro de cualquier incidencia o problema y de toda actividad que se realizara en relación a cada alumno, descubrir qué nivel de satisfacción tienen, entre muchas otras cuestiones.

Gracias a toda esta información, las academias y centros de formación pueden optimizar su catálogo formativo y los contenidos de los cursos una y otra vez, así como proporcionar una excelente atención y un seguimiento personalizado a cada alumno. En ello radica el éxito de cualquier academia.

¿Cuáles son las ventajas de usar un CRM como Software para la Gestión de Academias?

El CRM como software para la gestión de academias integra en una sola herramienta áreas tan diversas como contabilidad, alumnado, administración, profesorado, facturación, marketing, ventas, entre muchos otros.

La gestión eficiente a través del uso del CRM como Software para la Gestión de las Academias, logra que las propias academias o centros de formación puedan aplicar eficazmente y de manera proactiva sus procedimientos de gestión de cara a los alumnos, ya que permite:

• Gestión comercial de la academia: gracias a las funcionalidades del CRM, se pueden gestionar los alumnos, la captación de clientes potenciales y fidelización de los actuales. Un software para la gestión de academias mejora los procesos de matriculación, permite diseñar campañas comerciales, crear y realizar un seguimiento de las acciones y una previsión de matriculaciones del próximo curso, entre otras muchas funciones.
• Gestión de los RRHH, permitiendo poder asignar tareas y actividades, puestos de trabajo, definir perfiles e incorporar documentos y archivos relativos a cada usuario, organizándolos según el departamento.
• Reportes, informes y cuadros de mando para medir los indicadores de calidad en el centro educativo, con envío de notificaciones a los usuarios. Esto reduce tiempos de trabajo que se pueden invertir en otras tareas y funciones más importantes.
• Gestión del profesorado: control de asistencia, evaluaciones por docente, listado de alumnos de los grupos encargados, liquidaciones, contratos, etc.
• Envío de correos electrónicos y newsletter a los alumnos: facilita el envío de notificaciones a los estudiantes por correo electrónico, permitiendo realizar el envío a un solo alumno o de forma masiva para que llegue en pocos minutos a todos los estudiantes matriculados.
• Gestión de los ingresos y cobros: domiciliación automática de recibos bancarios, gestión de cobros completos o parciales de los estudiantes, cuotas mensuales, trimestrales o anuales, así como la gestión de deudas. Informes actualizados de facturas impagadas de la academia y previsiones de gastos e ingresos.
• Comunicación interna del equipo y externa con los alumnos y proveedores más fluida al incorporar funcionalidades específicas para dicho fin.
• Comunicaciones y documentación necesaria para la justificación de programas formativos y subvenciones públicas.
• Gestión de las incidencias, quejas y reclamaciones, resolviéndolas con una mayor eficacia y ofreciendo una mejor atención al alumno y cliente.
• Rentabilidad: ahorro de tiempo y costes en la implementación y mantenimiento del sistema.
• Integración: centraliza toda la información y cuenta con APIs desarrolladas que permiten cualquier integración con otras aplicaciones.
• Centralización de la información de la academia en la aplicación, lo cual facilita el acceso a la misma y la mejora en la toma de decisiones.
• Flexibilidad y adaptabilidad: el CRM es adaptable a todos los tamaños, necesidades, cambios y crecimiento del centro educativo.

Gracias al uso del CRM como software para la gestión de academias, se puede mejorar, además, el diseño de las estrategias de captación y fidelización de alumnos. En definitiva, es una herramienta que nos va a ayudar en la gestión y administración de las academias y centros de formación, un software completo que facilita toda la gestión administrativa y monetaria de cualquier centro docente con una mayor productividad, eficiencia y rentabilidad.

¿Tienes una academia o centro de formación? ¿Estás buscando un CRM para su gestión? ¡Nosotros te ayudamos!