Un sistema CRM para gestionar la norma ISO 9001 se especializa en ofrecer herramientas y funcionalidades específicas, para garantizar que las empresas cumplan con los requisitos de calidad establecidos por esta normativa en particular. Estas herramientas están diseñadas para facilitar la gestión de la calidad y asegurar el cumplimiento de los estándares ISO 9001.

 Las características que debe cumplir el CRM para gestionar la ISO 9001, son las siguientes:

• Seguimiento de requisitos de calidad: Debe tener la capacidad de rastrear y gestionar los requisitos de calidad establecidos por la norma. Dentro de las cuales se puede incluir la capacidad de documentar y asegurar el cumplimiento de los procedimientos y estándares de calidad, así como la capacidad de capturar y gestionar los registros relacionados con la conformidad.
• Gestión de documentos: Se deben tener funcionalidades para la gestión eficaz de documentos tales como: almacenar, organizar y controlar la documentación necesaria. Esto puede incluir versionado de documentos, control de acceso, y la capacidad de generar y distribuir documentos relevantes de manera eficiente.
• Seguimiento de acciones correctivas y preventivas: Tiene que permitir la identificación y seguimiento de acciones correctivas y preventivas necesarias para evitar disconformidades. Debe proporcionar un proceso estructurado para la gestión de estas acciones, incluyendo asignación de responsabilidades, seguimiento del progreso y verificación de la eficacia.
• Optimización de auditorías: Se deberá facilitar la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías internas y externas. Permitiendo la programación, la asignación de recursos, la realización de éstas, además de la gestión de hallazgos y la generación de informes. Junto a esto, debe proporcionar capacidades para el seguimiento de acciones correctivas y preventivas derivadas de ellas.
• Gestión de registros: Se requiere que éste recoja, almacene y recupere registros relacionados con el sistema de gestión de calidad. Esto incluye algunos registros como:
  • De inspección.
  • Registros de calibración.
  • Registros de formación.
  • Registros de revisión de gestión.

• Seguimiento del rendimiento y búsqueda de una mejora continua: un CRM para gestionar la ISO 9001 debe facilitar el seguimiento del sistema de gestión de calidad mediante la recopilación, análisis y presentación de los datos más relevantes. Debe proporcionar herramientas para medir el rendimiento de los procesos, identificar los cambios y las áreas de mejora, así como buscar la mejora continua.
  
• Integración con otros sistemas: Debido a que el CRM no será el único programa informático que utilice la empresa, es necesario que éste sea capaz de integrarse con los otros sistemas utilizados en la empresa para garantizar una gestión eficiente de los procesos relacionados con la calidad. La integración de las diversas aplicaciones permitirá la transferencia de datos de manera fluida así como la colaboración rápida entre distintos departamentos/funciones. Algunos de los tipos de programas a los que nos referimos son:
  • Sistemas de gestión de la cadena de suministro.
  • Sistemas de gestión de recursos humanos.
• Capacidades de personalización y adaptabilidad: Deberá permitir la personalización de los campos, formularios y procesos con el fin de adaptarse a los requisitos únicos del negocio, y a los cambios en el entorno empresarial o normativo. Es por ello que gracias a esta adaptabilidad, el CRM evolucionará de la mano de la organización y podrá soportar sus necesidades a lo largo del tiempo.
  

El CRM para gestionar la ISO 9001 debe cumplir con todos los requisitos impuestos, desde la personalización, la adaptabilidad hasta la gestión eficaz de documentos y acciones correctivas. Todo esto implica que, la organización tenga una excelencia operativa en el corto y medio plazo, para ser más competitiva en el largo plazo.