Definimos control horario como aquel control de horas trabajadas en una empresa, refiriéndonos al proceso de registrar y supervisar el tiempo que los empleados dedican a sus tareas laborales.

Este proceso es esencial para garantizar que se cumpla con la legislación laboral vigente. Aquí, te explicamos con más detalle, qué implica el control de horas trabajadas:

• Registro de entrada y salida: En su forma más básica, el control de horas trabajadas implica que los empleados registren su hora de entrada y salida de sus lugares de trabajo. 
• Horas extras: El control de horas trabajadas también implica el seguimiento de las horas extras que los empleados pueden haber trabajado. Estas horas extras suelen requerir un pago adicional, y un registro preciso el cual es esencial para calcular correctamente la nómina.
• Descansos y tiempo libre: Además de las horas trabajadas, el control horario debe registrar los descansos y el tiempo libre que los empleados pueden tomar durante su jornada laboral. Esto incluye pausas para el almuerzo, descansos programados y días de vacaciones o permisos.
• Cumplimiento legal: El control de horas trabajadas es fundamental para cumplir con la legislación vigente y evitar sanciones legales. 
• Gestión de Recursos Humanos: El registro de horas trabajadas proporciona a los departamentos de RRHH  información sobre la asistencia y el rendimiento de los empleados. Esto puede ser útil para la planificación de personal, la asignación de tareas y la evaluación del desempeño.
• Cálculo de la nómina: El control horario se utiliza para calcular de manera precisa la nómina de los empleados, teniendo en cuenta las horas trabajadas, las horas extras y otras variables como días festivos y permisos. Esto garantiza que los empleados reciban el salario correcto.
• Transparencia y confianza: Un sistema de control horario transparente y fiable fomenta la confianza entre los empleados y los empleadores al proporcionar un registro claro y preciso de las horas trabajadas.

Ahora que ya tenemos claro lo que implica el control de horas trabajadas, necesitamos tener una herramienta que nos permita de manera fiable llevar un control sobre esta cuestión, por ello a continuación, te comentamos cuáles son las 14 características que debe tener un software de control horario: 

1. Registro de Jornada: el software elegido debe permitir que los empleados registren sus entradas y salidas de manera individual, ofreciendo flexibilidad y comodidad.
2. Geolocalización: garantizar la integridad de los registros de horas gracias a la geolocalización, evitando posibles fraudes en el registro. Revisar Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.  y  Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
3. Información detallada: Fecha, hora, ubicación y notas. Todos los datos que se estimen necesarios quedarán registrados de manera completa.
4. Gestión de ausencias: Desde vacaciones hasta bajas médicas, el software debe ser capaz de gestionar todas las ausencias de los empleados de manera eficaz.
5. Informes y exportación de datos: Se debe poder generar informes detallados y mediante la exportación de datos.
6. Seguridad de datos: La privacidad de tus empleados es esencial. El software de control horario deberá garantizar la seguridad de los datos y cumplir con la ley de protección de datos.
7. Almacenamiento a largo plazo: Se debe cumplir con la obligación de conservar los registros durante al menos cuatro años, manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
8. Acceso para los trabajadores: los empleados podrán verificar sus propios registros de jornada y asegurarse de que se registran de manera precisa.
9. Integración con sistemas de nómina: Se podrá simplificar la gestión de salarios y horas extras mediante una integración perfecta entre tu sistema de nóminas y el software.
10. Advertencias y notificaciones: recibe alertas y/o notificaciones cuando los empleados excedan sus horarios o no cumplan con la normativa establecida.
11. Cumplimiento Normativo: verifica que la herramienta esté diseñada para cumplir con la legislación vigente. Real Decreto-ley 8/2019, conocido como la ley de control horario.
12. Auditoría y trazabilidad: que la herramienta sea capaz de rastrear cada registro para mantener un control total de las operaciones.
13. Soporte técnico y actualizaciones: Confirma que el software de control horario tiene soporte técnico ante cualquier incidencia que se produzca, así que disponga de actualizaciones futuras de tal forma que las posibles integraciones con herramientas de terceros, no se vean comprometidas.
14. Personalización:  que tenga opciones de ajuste a tus necesidades específicas.

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